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Wie kann ich bereits vorhandene Teilnehmerdaten in Connfair importieren
Wie kann ich bereits vorhandene Teilnehmerdaten in Connfair importieren

Bereits bestehende Teilnehmerdaten können in Connfair importiert werden. Wie Sie die Teilnehmerliste aufbereiten, erklären wir Ihnen.

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Verfasst von Joel Schaeufele
Diese Woche aktualisiert

Wenn Sie zu Connfair umsteigen oder eine bestimmte Lösung (z.B. die Badge Printer, Admin-App oder Ticketscanner) nutzen möchten, können bereits vorhandene Daten importiert werden. Den Datenimport Ihrer Teilnehmerdaten übernehmen wir für Sie.

Dazu müssen Sie uns eine Excel-Tabelle zur Verfügung stellen. Um einen reibungslosen Datenimport zu gewährleisten, müssen Sie jedoch bestimmte Richtlinien beachten. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie die Datei für den Datenimport vorbereiten können.

Dabei unterscheiden wir in 2 verschiedene Varianten, aus denen Sie wählen können:

  1. Datenimport und anschließender Ticketversand über Connfair

    1. Hierbei werden die Daten zunächst ins System importiert. Anschließend werden personalisierte Tickets an die E-Mail Adressen der Teilnehmer versandt.

  2. Datenimport mit bereits erfolgtem Ticketversand und Barcode- bzw. QR-Code Informationen

    1. Wenn Sie bereits gültige Tickets an jeden einzelnen Teilnehmer über ein anderes System gesendet haben, benötigen wir die Informationen, die aus den einzelnen Barcodes oder QR-Codes ausgelesen werden, in einer Tabellenspalte.

Wie bereite ich meine Teilnehmerdaten in einer Excel-Tabelle vor?

Wie viele Spalten Sie nutzen sollten, hängt von der Anzahl an Informationen ab, mit der Sie in Connfair weiterarbeiten möchten bzw. welche Daten Sie auf den Event Badges aufgedruckt haben möchten. Wichtig bei der Erstellung der Excel-Datei ist, dass Sie für jeden Teilnehmer eine eigene Zeile und für jede Information eine eigene Spalte verwenden:

1. Nutzen Sie für jedes Feld (bspw. Vorname, Nachname, Firma, Position, QR-Code) eine eigene Spalte

2. Nutzen Sie für jeden Teilnehmer eine eigene Zeile


💡 HINWEIS

Wenn Sie Teilnehmergruppen im Connfair-System durch Ticketkategorien unterscheiden möchten (z. B. Sponsoren, VIPs usw.), benötigen Sie für jede Teilnehmergruppe eine separate Excel-Tabelle oder ein separates Tabellenblatt.


Ich habe bereits Tickets versendet und möchte meine Daten importieren

Wenn Sie bereits Tickets an Teilnehmer versendet haben und die Daten inklusive Barcode- oder QR-Code-Informationen in das Connfair-System importieren möchten, müssen Sie - wie bereits oben beschrieben - sicherstellen, dass die relevanten Informationen korrekt in einer Excel-Tabelle aufbereitet sind. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie befolgen sollten:

  1. Erstellen Sie eine Spalte für die QR-Code-Informationen: Fügen Sie eine zusätzliche Spalte in Ihre Excel-Tabelle ein, in der die Informationen des jeweiligen Barcodes oder QR-Codes des Teilnehmers eingetragen werden. Es ist wichtig, dass jeder QR-Code in einer eigenen Zelle steht und dass es keine Duplikate gibt.

  2. Exportieren Sie die Daten mit den Barcode- oder QR-Code-Informationen: Exportieren Sie die Daten aus dem System, das Sie zur Ausstellung der Tickets verwendet haben. Achten Sie darauf, dass die QR-Code-Informationen korrekt und vollständig in der Excel-Tabelle vorhanden sind.

  3. Formatieren Sie die Excel-Tabelle: Stellen Sie sicher, dass die Excel-Tabelle übersichtlich und gut strukturiert ist. Verwenden Sie für jeden Teilnehmer eine eigene Zeile und für jede Information, wie Vorname, Nachname, Firma, Position und QR-Code, eine eigene Spalte.

  4. Senden Sie die Excel-Tabelle an Ihren Ansprechpartner. Wir überprüfen die Tabelle auf Fehler und importieren die Daten in das Connfair-System.

Ich möchte mit dem Import den Ticketversand über Connfair nutzen

Wenn Sie den Ticketversand nach dem Import nutzen möchten, benötigen wir die E-Mail Adressen der einzelnen Personen:

  1. Exportieren Sie die Teilnehmerliste aus Ihrem Drittsystem oder erstellen Sie eine Excel-Tabelle mit Ihren Teilnehmerdaten. Stellen Sie sicher, dass die Excel-Tabelle übersichtlich und gut strukturiert ist. Verwenden Sie für jeden Teilnehmer eine eigene Zeile und für jede Information, wie Vorname, Nachname, Firma oder Position, eine eigene Spalte.

  2. Erstellen Sie eine Spalte für die E-Mail Adressen: Fügen Sie eine zusätzliche Spalte in Ihre Excel-Tabelle ein, in der die E-Mail Adressen des Teilnehmers eingetragen werden. Achten Sie dabei darauf, dass jede E-Mail Adresse in einer eigenen Zelle steht und dass keine Duplikate vorhanden sind.

  3. Übermitteln Sie die Excel-Tabelle an Ihren Ansprechpartner. Daraufhin überprüfen wir die Tabelle und importieren Ihre Teilnehmerdaten in das Connfair-System.

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