Besucherregistrierung einrichten
  • 13 Dec 2020
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Besucherregistrierung einrichten

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Sie müssen Corona-Verordnungen für Veranstaltungsstätten einhalten? Mit der Besucherregistrierung von Connfair erfassen Sie digital, wer wann bei Ihnen eingekehrt ist.

Wir kümmern uns darum, dass die Daten wie gesetzlich vorgeschrieben nach vier Wochen gelöscht werden. Die Besucherregistrierung ist für Ihre Gäste bequem im Self-Service nutzbar.

Datenschutz bei Connfair
Wie wir unsere Daten schützen, erfahren Sie in diesem Interview.

Registrieren

Melden Sie sich im Admintool von Connfair an und wählen Sie die Option Besucherregistrierung. Per E‑Mail bekommen Sie einen Verfizierungslink zugeschickt. Klicken Sie auf den Link und melden Sie sich an. Je nachdem, für welchen Service Sie sich registriert haben, sieht Ihre Startseite unterschiedlich aus.

Auf der Startseite zur Besucherregistrierung sehen Sie das Beispiel "Hier könnte Ihr Restaurant stehen". Mithilfe des Beispiels können Sie die Funktionen der Besucherregistrierung testen, bevor Sie mit Ihrer eigenen Location loslegen.

Event-Location anlegen

Auf der Startseite zur Besucherregistrierung klicken Sie auf den blauen Button Jetzt loslegen.

Das Fenster Neues Unternehmen anlegen öffnet sich. Mit diesem definieren Sie Ihre Veranstaltungsstätte/Ihr Restaurant/das Unternehmen, in der/dem sich die Gäste später registrieren sollen.

Füllen Sie die Felder aus, wählen Sie Besucherregistrierung und klicken Sie auf Speichern.

Alternative Vorgehensweise
Ein zweiter Weg führt über das Unternehmens-Menü rechts oben. Dort gelangen Sie über das Symbol +” zum Dialog Neues Unternehmen anlegen

Veranstaltungsstätte konfigurieren

Ihre Event-Location konfigurieren Sie, indem Sie auf Jetzt loslegen klicken. Alternativ klicken Sie auf das "+"-Symbol links oben neben Wähle ein Event.

Lassen Sie sich nicht verwirren:
Ab diesem Schritt sprechen wir von Event, da die Besucherregistrierung im Kern auf dem Connfair Ticketing Modul basiert.

Ein Fenster öffnet, in dem Sie als Eventnamen den Namen Ihrer Veranstaltungsstätte/Ihres Restaurants eingeben. Als Startdatum wählen Sie das aktuelle Datum, als Enddatum wählen Sie ein beliebiges Datum im Jahr 2022.

In der Event Beschreibung heißen Sie Ihre Gäste willkommen und erklären, wie und warum Sie die Daten erfassen. Klicken Sie auf Event speichern & fortsetzen.

Ticketkategorien definieren

Welche Daten sollen abgefragt werden und wie sollen sich Ihre Gäste registrieren? Per Reservierung von Timeslots oder per einmaliger Anmeldung? Wie die Registrierung Ihrer Gäste später abläuft, definieren Sie, indem Sie die Ticketkategorien entsprechend anpassen.

Für eine möglichst simple Registrierungslösung empfehlen wir folgende Einstellungen:

  • Aktivieren Sie den Schieberegler Zum Verkauf.
  • Legen Sie für jeden Tisch eine eigene Ticketkategorie an.
  • Aktivieren Sie das Häkchen bei Kostenlos.
  • Wählen Sie für Verkaufsstart und Verkaufsende die gleichen Daten wie im Schritt vorher für Eventstart und Eventende.
  • Die Zahl der max. Bestellungen definiert, wie viele Personen sich zusammen registrieren können. Die Adresse jedes einzelnen Gastes wird dennoch separat erfasst. Hier macht eine Zahl um die 10 Sinn – so viele Gäste, wie später maximal an einem Tisch sitzen dürfen.
  • Bei Verfügbare Tickets geben Sie eine beliebig hohe Zahl an. Die Zahl definiert, wie viele Tickets es in einer Kategorie gibt (also wie viele Gäste sich registrieren können). Sie können die Angabe später noch ändern.
  • Mithilfe des Symbols Ticketkategorie kopieren rechts duplizieren Sie die Kategorie und müssen nur noch die Tischnummer ändern.
Lösung für Locations mit besonders vielen Tischen
Wenn Sie mehr als 15 Tische bewirten empfiehlt es sich, für jeden Tisch (=Ticketkategorie) einen separaten QR-Code zu erzeugen und diesen laminiert auf entsprechendem Tisch auszulegen. Sprechen Sie bei Fragen hierzu gerne unseren Support an: support@connfair.com..

  

Hilfe, auf meiner Eventpage werden keine Ticketkategorien angezeigt
  • Achten Sie zum darauf, dass der Schieberegler Zum Verkauf aktiviert ist.
  • Zum anderen müssen Verkaufsstart und Verkaufsende das aktuelle Datum umschließen, damit die Ticketkategorie angezeigt wird.

Link zur Registrierungsseite teilen & QR-Code ausdrucken

Im nächsten Schritt finden Sie über den Button Eventpage den Kurzlink, der Ihre Gäste auf die Registrierungsseite führt.

Beispiel-Registrierungsseite
Hier finden Sie den Kurzlink zu dem hier aufgeführten Beispiel.

Sie finden den Kurzlink ebenfalls auf der Startseite ("Home") unter Eventpage Kurzlink. Daneben finden Sie den QR-Code. Drucken Sie diesen aus, laminieren Sie ihn und legen Sie ihn auf Ihren Tischen aus. Über den QR-Code registrieren sich Ihre Gäste bequem vor Ort.

Event veröffentlichen
Damit sich Ihre Gäste registrieren können, müssen Sie Ihr Event veröffentlichen. Aktivieren Sie hierzu den Schieberegler Event Veröffentlichen auf der Startseite.

Registrierungsfelder bearbeiten

Mit Connfair haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, individuell zu entscheiden, welche Informationen Sie von Ihren Gästen abfragen möchten. Wählen Sie hierzu in der Menüleiste Eventdaten und dann die Option Registrierungsfelder.

Einen genauen Überblick über die verschiedenen Registrierungsfelder und was Sie bedeuten finden Sie hier.

Besuchszeiten abfragen

Es empfiehlt sich, die Registrierungsfelder für die Besucherregistrierung anzupassen. Wir empfehlen für die Besucherregistrierung in Restaurants folgende Einstellungen:

  • Ticketinformationen: nur Vor- und Nachnamen abfragen, alle anderen Angaben (standardmäßig E-Mail-Adresse und Kommentar) löschen.
  • Bestellinformationen: Alle standardmäßigen Angaben so lassen. Zusätzlich noch zweimal das benutzerdefinierte Feld Eingabe-Feld einfügen und das Häkchen bei Pflichtfeld aktivieren. Bennen Sie die beiden Eingabe-Felder um, um mit ihnen die Ankunftszeit und das Besuchsende ihrer Gäste abzufragen:
  • Ankunftszeit
    Die Zeit, zu der sich ein Gast registriert, wird standardmäßig immer erfasst. Falls Sie die Zeiten also nicht zusätzlich noch einmal genauer abfragen, haben Sie dennoch zumindest eine grobe Zeit.

Headerbild & Logo hinzufügen

Sie haben einige Möglichkeiten, Ihre Besucherregistrierungsseite schöner zu gestalten. Klicken Sie in der Menüleiste auf Eventdaten und dann auf Metadaten. In der Box Event Metadaten können Sie ein Headerbild zu Ihrer Besucherregistrierungsseite hinzufügen (="Event Banner") sowie ein Logo Ihres Unternehmens/Ihrer Veranstaltung (="Event Logo").

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