Die automatisierte Rechnungsstellung übernimmt die sofortige Erstellung und den Emailversand einer Rechnung an den Teilnehmer gleich nach Ticketkauf. Connfair übernimmt hierbei die automatisierte Erstellung der Rechnung und die technische Abwicklung im Namen des Veranstalters, agiert somit allerdings nicht als Rechnungsteller in eigenem Namen. Eine Rechnung kann entweder für eine bereits bezahlte Bestellung erstellt werden oder alternativ bei Bestellungen mit Kauf auf Rechnung ein integraler Teil der Bezahlabwicklung sein. Die Rechnung enthält einen entsprechenden Hinweis, ob die Zahlung bereits durchgeführt wurde oder noch ausstehend ist.
Hinweis: Die automatisierte Rechnungsstellung und Kauf auf Rechnung sind Bestandteile des Premium-Pakets. Möchten Sie ein entsprechendes Upgrade durchführen oder die Funktion freischalten, wenden Sie sich dazu über den Chat im Admintool direkt an den Connfair Support. Die prozentualen Gebühren für die Bezahlfunktion Kauf auf Rechnung belaufen sich auf 1,5% des Ticketpreises mit einem Maximum von 15€.
Wie funktioniert die automatische Rechnungsstellung?
Bei der automatischen Rechnungsstellung wird für jede Bestellung, die nicht kostenlos ist, automatisch von Connfair eine Rechnung im Namen des Veranstalters ausgestellt und per Email an den Käufer gesendet. Die Rechnung wird sofort nach Zahlungseingang in einer separaten Email versendet. Auf der Rechnung werden alle gekauften Ticketkategorien, deren Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag der Rechnung mit angezeigt.
Die Rechnung kann für alle Bezahlmethoden aktiviert werden und steht somit auch für PayPal Zahlungen zur Verfügung. Die automatisierte Rechnungstellung kann auch separat aktiviert werden ohne zusätzlich die Funktion Kauf auf Rechnung aktiviert haben zu müssen.
Wie funktioniert Kauf auf Rechnung?
Wenn die Bezahlmethode Kauf auf Rechnung für die Ticketkäufer zur Auswahl gestellt wird, wird nach Abschluss der Bestellung automatisch eine entsprechende Rechnung versendet mit dem Hinweis, dass die Überweisung auf das Konto des Veranstalters durchgeführt werden soll. Im Admintool kann für alle Bestellungen der Bezahlstatus eingesehen werden und die Bestellungen als bezahlt markiert werden. Da Connfair keinen Zugriff auf das Bankkonto des Veranstalters hat, liegt es in der Pflicht des Veranstalters, den Zahlungseingang zu kontrollieren und im Admintool zu hinterlegen. Falls kein Zahlungseingang mehr zu erwarten ist, kann eine Rechnung auch storniert werden.
Es gibt zwei verschiedene Arten für die Umsetzung:
Direkter Ticketversand nach Kauf
Hier wird direkt nach dem Kaufabschluss das gültige Ticket zugesendet und kann sofort verwendet werden. Falls eine Zahlung nach einer gesetzten Frist nicht eingeht, kann das Ticket entweder automatisiert oder manuell wieder storniert werden. Über eine Konfiguration kann der Veranstalter definieren, wie lange diese Bezahlmethode im Voraus einer Veranstaltung zur Verfügung steht und ob es somit auch möglich sein soll, Rechnungen erst nach Veranstaltungsbeginn zu begleichen.Ticketversand erst nach Zahlungseingang
Hier bekommt der Ticketkäufer neben der Rechnung direkt nach Kaufabschluss lediglich eine Bestellbestätigung zugeschickt. Sobald die Rechnung beglichen und im Admintool als bezahlt markiert wurde, werden die Tickets sofort rausgeschickt. Bei nicht erfolgtem Zahlungseingang können die noch nicht versendeten Tickets automatisiert oder manuell storniert werden.
Bei Kauf auf Rechnung wird die Zahlung durch den Käufer auf ein Bankkonto der Veranstalters überwiesen. Connfair hat aus rechtlichen Gründen keine Möglichkeit Zahlungen im Namen des Veranstalters auf einem eigenen Bankkonto entgegenzunehmen.
Wie verwalte ich offene Zahlungen und markiere eine Bestellung als bezahlt?
Im Admintool unter Events → Verkauf → Bestellungen kann der Status einer jeden Bestellung eingesehen werden und dieser bei Kauf auf Rechnung aktiviert oder generell auch storniert werden.
Zeigt die verwendete Bezahlmethode an (hier Kauf auf Rechnung)
Zeigt an ob eine Bestellung bereits bezahlt wurde (hier noch ausstehend)
Ermöglicht die Aktivierung oder Stornierung einer noch offenen Zahlung
Erlaubt die Stornierung einer bereits bezahlten Bestellung
Wie können die Rechnungen verwaltet oder neu ausgestellt werden?
Über das Zusatzmenü in der Bestellübersicht können alle ausgestellten Rechnungen heruntergeladen oder per Email erneut an den Käufer gesendet werden. Sollten Rechnungen neu ausgestellt werden müssen (bpsw. aufgrund einer falschen Rechnungsadresse) kann die Funktion “Rechnung erstellen” nach der Änderung der Rechnungsadresse für die Bestellung verwendet werden. Diese generiert bei jeder Nutzung eine komplett neue Rechnung mit den dann aktuell hinterlegten Daten des Käufers.
Wie aktiviere und konfiguriere ich die Rechnungsstellung?
Unter Einstellungen → Bezahleinstellungen → Rechnungseinstellungen kann die Rechnungstellung aktiviert und konfiguriert werden. Bitte beachten Sie, dass Sie erst in das Premium-Paket geupgraded werden müssen, um diese Funktion aktivieren zu können. Die folgenden Einstellungen stehen zur Verfügung:
Hierdurch wird die automatisierte Rechnungstellung aktiviert und für alle bereits bezahlten Käufe eine Rechnung ausgestellt.
Hiermit wird die Bezahlfunktion “Kauf auf Rechnung” aktiviert. Die folgenden Punkte 3 bis 9 werden nur benötigt wenn die Bezahlmethode “Kauf auf Rechnung” auch aktiviert ist.
Es wird festgelegt, ob die Tickets direkt beim Kauf oder erst nach Zahlungseingang versendet werden sollen.
Die hier hinterlegte Zahlungsfrist wird auf der Rechnung ausgewiesen.
Definiert, wie lange vor Veranstaltungsbeginn die Bezahlmethode “Kauf auf Rechnung” verfügbar sein soll. Je nach Veranstaltungscharakter kann es teilweise gewünscht sein auch bei kurzfristigen Buchungen, bei denen die Zahlung nicht mehr rechtzeitig eingehen kann, die Möglichkeit für “Kauf auf Rechnung” zu unterstützen.
Wenn aktiviert, werden noch nicht bezahlte Rechnungen nach Ablauf der Frist automatisch storniert
Definiert die Frist für die automatische Stornierung
IBAN auf welche der Käufer den Rechnungsbetrag überweisen soll. Üblicherweise das Bankkonto des Veranstalters.
BIC auf welche der Käufer den Rechnungsbetrag überweisen soll. Üblicherweise das Bankkonto des Veranstalters.
Individueller Text, welcher im oberen Teil der Rechnung (über der Tabelle mit den Rechnungsposten) angezeigt wird.
Individueller Text, welcher im unteren Teil der Rechnung (unter der Tabelle mit den Rechnungsposten) angezeigt wird.
Deaktiviert die Standardtexte, welche von Connfair über und unter der Tabelle mit den Rechnungsposten angezeigt wird. Es wird nicht empfohlen diese Option ohne Rücksprache mit Connfair zu aktivieren.
Steuerinformationen aus dem Unternehmensprofil. Es sollte die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegt sein und zusätzlich der Steuersatz und die Umsatzsteuerkonfiguration. Die Umsatzsteuerkonfiguration hat Auswirkungen auf die Rechnung und gibt bspw. einen Standardtext an, falls ein Unternehmen Umsatzsteuerbefreit ist.
Hinweis: Sollten Sie die Funktion “Rechnungseinstellungen” nicht sehen wenden Sie sich bitte für die Freischaltung an den Connfair Support oder Ihren Ansprechpartner von Connfair.
Beispielrechnung
Die folgende Beispielrechnung ist für einen Kunde, welche Umsatzsteuerbefreit ist. Ein entsprechender Hinweis wird deshalb im unteren Teil der Rechnung angezeigt.
Die nachfolgende Rechnung zeigt ein Beispiel mit einer Umsatzsteuerausweisung für die gekaufte Ticketkategorie.
FAQ
Wie können Umsatzsteuersätze hinterlegt werden?
→ Umsatzsteuersätze können als globaler Standard (bspw. 19%) im Unternehmensprofil hinterlegt werden. Zusätzlich ist es möglich einen individuellen Umsatzsteuersatz pro Bezahlmethode festzulegen. Mehr Informationen finden Sie in der Dokumentation für die Umsatzsteuerausweisung.
Kann ich Kauf auf Rechnung auch nur für ein einzelnes Event aktivieren?
→ Die Konfiguration ist aktuell nur im Self-Service für alle Events eines Unternehmens möglich. Bitte kontaktieren Sie den Connfair Support um eine individuelle Konfiguration für ein einzelnes Event zu hinterlegen.