Bereiten Sie den Einlass vor, indem Sie die Ticket-Scan-Einstellungen im Admintool entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen konfigurieren.
Ticket-Nutzung
QR-Codes haben eindeutige ID’s, wodurch sichergestellt wird, dass jedem Tickets eine spezifische und individuelle Gültigkeit zugewiesen wird. Ein Ticket kann einmalig eingecheckt werden, aber auch mit einem Check-Out verbunden werden (bspw. Messebesucher müssen nochmal zum Auto, werden deswegen ausgecheckt und danach erneut eingecheckt). Einstellungen dazu können über die Ticketnutzung festgelegt werden.
Die Einstellungen für die Ticket-Nutzung definieren, ob:
ein Ticket nur einmal benutzt werden kann: a) Einmaliger Check-In
Wiedereinlass nach dem Check-Out erneut möglich ist: b) Mehrfacher Check-In nach Check-Out
ein Ticket mehrfach parallel benutzt werden kann: c) Mehrfacher paralleler Check-In
Wir empfehlen Option b) Mehrfacher Check-In nach Check-Out, um Besuchern zu ermöglichen, die Veranstaltung kurzzeitig zu verlassen.
Wichtige Anmerkung:
Bei Option c) Mehrfacher paralleler Check-In ist nicht gewährleistet, dass z.B. mehrere Personen dasselbe Ticket gleichzeitig benutzen.
Bei a) Einmaliger Check-In und b) Mehrfacher Check-In nach Check-Out kann ein bereits eingechecktes Ticket bei einem zweiten Scan ausgecheckt werden. Ein entsprechender Hinweis wird in der App angezeigt
Check-Out
Nach einem Check-In steht dem Veranstalter die Möglichkeit offen, auch einen Check-Out für die Gäste durchzuführen. Dies kann verschiedene Gründe haben:
Tracking von Besucheranwesenheitszeiten, in Haupt- oder auch Subevents/Workshops
Auslastungssteuerung, wenn man eine Maximalkapazität einhalten muss und die aktuell anwesende Personenanzahl benötigt
Derselbe QR-Code soll am nächsten Tag wieder zum erneuten Check-In verfügbar sein.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen wäre der manuelle Check-Out für jedes Tickets sehr aufwändig. Daher gibt es bei den Ticket Scan Konfigurationen die Einstellung: ‘Automatischer Check-Out aller eingecheckten Tickets’. Aktivieren Sie ‘Automatischer Check-Out aller eingecheckten Tickets’ um alle Tickets, die zu einer bestimmten Uhrzeit (wählen Sie selbst) noch als eingecheckt markiert sind, automatisch auszuchecken.
Beispiel: Um 3 Uhr morgens nach dem ersten Tag einer zweitägigen Veranstaltung werden alle Tickets ausgecheckt, sodass Besucher am Tag 2 erneut einchecken müssen.
Toleranzzeit
Tickets eines Events werden grundsätzlich nur in der im Admintool unter Metadaten eingetragenen Zeit der Veranstaltung validiert, bspw. ein Konzert am Samstag von 19 bis 22 Uhr. Falls vor 19 Uhr gescannt wird, zeigt die App eine Fehlermeldung an, dass das Tickets außerhalb der gültigen Zeitspanne liegt. Da der Einlass jedoch des Öfteren vor offiziellem Veranstaltungsbeginn erfolgt, gibt es die Toleranzzeit. Hier kann man einen Minutenzahl eintragen, um das Scannen von Tickets für eine bestimmte Minutenanzahl vor/nach Ablauf ihrer offiziellen Gültigkeit zu ermöglichen.
Beispiel ‘Eventbeginn’ Toleranzzeit: Eine Konfiguration von 90 Minuten bei einem Event, welches um 19 Uhr startet, ermöglicht den Ticket-Scan ab 17:30 Uhr.
Beispiel ‘Eventende’ Toleranzzeit: Eine Konfiguration von 90 Minuten bei einem Event, welches um 22 Uhr endet, ermöglicht den Ticket-Scan bis 23:30 Uhr.
Pauschal ist im System immer eine Toleranzzeit von 120 Minuten hinterlegt.
Wie konfiguriert man die Toleranzzeit?
Einstellungen → (1) Unternehmenseinstellungen → unter Unternehmen Eventkonfiguration: (2) Ticket Scan Konfiguration und (2) Bearbeiten → (3) [die Toleranzzeit anpassen] → (4) Speichern
Kann ich die Toleranzzeit für jedes Event individuell festlegen?
Ja, bitte wenden Sie sich an den Connfair-Support (Symbol „?“ oben rechts auf der Admintool-Webseite), um eventspezifische Konfigurationen vorzunehmen.
Weitere Konfigurationen
Im Abschnitt Admin App Einstellungen finden Sie gerätespezifische Konfigurationsoptionen.
Sie können nicht finden, was Sie suchen? Schreiben Sie einfach dem Connfair Support über den Chat unten rechts im Admintool.