Schritt 1: Registrierung
Zuerst müssen Sie sich im Connfair-System, das Admintool, registrieren. Dies können Sie unter app.connfair.com durchführen.
Dann wird Ihnen unsere Login- und Registrierungsmaske angezeigt. Falls Sie noch keinen Account besitzen, bitten wir Sie sich hier einmal bei uns zu registrieren.
Nachdem Sie Ihre persönlichen Daten eingegeben haben, wird in unserem System ein Account für Sie angelegt und Sie haben Zugriff auf unser Admintool. Sollten Sie den Link nicht greifbar haben können Sie auch jederzeit über den Button “Log In” auf der Connfair-Website darauf zugreifen.
Am unteren Ende der Registrierungsmaske geben Sie an, welches unserer Produkte Sie nutzen möchten. Für das Teilnehmermanagement und Online-Ticketing wählen Sie die erste Option aus Event Platform.
Nach der Anmeldung wir Ihnen einen Verifizierungslink per E-Mail zugeschickt. Sobald Sie diesen bestätigt haben, können Sie sich bei uns im System anmelden und loslegen.
Schritt 2: Ein Unternehmen anlegen
Sobald Sie sich eingeloggt haben, kommen Sie auf die Home-Seite des Admintools. Zunächst müssen Sie ein Unternehmen anlegen, hierfür werden Ihnen automatisch die ersten 4-Schritte im System angezeigt.
Folgen Sie einfach den Anweisungen des Systems. Im unterem Bild sehen Sie Schritt 1, im Hintergrund die Home-Seite.
Wenn Sie alle 4 Schritte erfolgreich durchlaufen sind, haben Sie ein Unternehmen in unserem System angelegt. Nun können die Events angelegt werden.
Schritt 3: Event anlegen
Erst nach Erstellung eines Unternehmens kann das erste Event eingerichtet werden. Hierfür folgen Sie im System dem Tutorial, welches Ihnen automatisch beim ersten Event im Admin-Tool angezeigt wird. Sollten Sie eine detailliertere Anleitung wünschen, können Sie parallel unsere Schritt-für-Schritt Anleitung für das Erstellen der Eventseite nutzen. Weitere Events legen Sie entweder genauso an oder über den Eventklon basierend auf der Vorlage eines bereits konfigurierten Events.
Schritt 4: Event konfigurieren
Nachdem Sie nun Ihr erstes Event angelegt haben, können Sie Daten anpassen, ändern oder erweitern. Sie können Ticketkategorien anlegen und die Abfrage der Teilnehmerdaten anpassen. Wie Ihre Eventseite und Registrierungsmaske aussieht, können Sie jederzeit unter dem Menüpunkt “Eventpage” einsehen.
Für alle weiteren Schritte haben wir unterschiedliche Supportdokumentationen, in welchen die einzelnen Funktionen im Detail beschrieben werden:
Erstellen der Eventseite für den Ticketverkauf / Teilnehmerregistrierung: Wie erstelle ich eine Eventseite? | Connfair | Help Center
Anpassung und Erweiterung der Ticketkategorien: Wie stelle ich Tickets in meinen Ticketshop? | Connfair | Help Center
Registrierungsfelder anlegen, damit weitere Daten von den Teilnehmern abgefragt werden können: Wie frage ich Daten von meinen Teilnehmern ab? | Connfair | Help Center
Dies ist sehr hilfreich und empfehlenswert bei umfangreichen Veranstaltungen, bei denen Informationen wie beispielsweise Anreise, Catering oder Workshops benötigt werden.Möchten Sie Rabattcodes für Ihre Teilnehmer erstellen? Dies können Sie ganz einfach machen: Wie erstelle ich Rabattcodes? | Connfair | Help Center
Automatische Rechnungserstellung: Insbesondere bei großen (B2B) Veranstaltungen, Kongressen, Firmenevents oder ähnlichem, brauchen die Teilnehmenden Rechnungen für Ihre Buchhaltung. Um den Prozess für Sie als Veranstaltenden zu vereinfachen gibt es die automatisierte Rechnungsstellung welche dem Teilnehmer direkt nach Ticketkauf eine Rechnung ausstellt und zusendet. Mehr dazu können Sie hier lesen (Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Funktionalität unseres Premium Pakets handelt welches für Sie freigeschaltet werden muss).
Schritt 5: Verifizierung Ihres Unternehmens für Zahlungsabwicklungen
Nachdem Sie nun Ihre Eventseite finalisiert und nach individuellen Anforderungen angepasst haben, müssen Sie für Veranstaltungen mit bezahlten Tickets Ihr Unternehmen verifizieren.
Die Verifizierung Ihres Unternehmens wird über Stripe durchgeführt. Sie können mit Hilfe dieser Stripe-Anleitung Ihre Unternehmensverifizierung durchführen. Sobald die Verifizierung abgeschlossen ist, kein ein Ticketverkauf veröffentlicht werden. Generelle Informationen zur integrierten Zahlungsabwicklungen bei Connfair finden Sie in unserem Help-Desk.
Schritt 6: Supportinformationen hinterlegen
Connfair unterstützt nicht nur die Veranstalter, sondern fängt auch gerne Teilnehmeranfragen ab. Unser Support-Team steht dafür 7 Tage die Woche per E-Mail, Chat oder Telefon zur Verfügung. Um einen hochwertigen Teilnehmersupport gewährleisten zu können und die Anfragen Ihrer Teilnehmer schnellst- und bestmöglich beantworten zu können, benötigen wir von Ihnen Angaben zu den bestehenden Supportstrukturen. Daher bitten wir Sie, Ihre Supportinformationen in unsrem System zu hinterlegen. Wie Sie dies umsetzen können, beschreiben wir Ihnen in einer weiteren Dokumentation hier.
Schritt 7: Veröffentlichung Ihres Events - Start des Ticketverkaufs
Fast geschafft ;) Sie haben nun alle wichtigen Punkte im Admintool eingepflegt und angepasst. Nun kann Ihr Ticketverkauf bzw. Registrierung der Teilnehmer starten. Dafür müssen Sie nur den Regler auf der Startseite im Admintool zur Veröffentlichung klicken.
Während dem Verkauf können Sie auf der Event-Übersicht beobachten, wie viele Tickets an welchen Tagen und wie viele insgesamt verkauft wurden, sowie auch aus welcher Region Ihre Teilnehmer die Tickets kaufen. Zusätzlich können Sie über die Menüleiste “Statistiken” weitere Einblicke in den Ticketverkauf und Einlass Ihres Event bekommen, welche sich aus den Daten vor und während der Veranstaltung sammeln.
Schritt 8: Vor-Ort bei der Veranstaltung
Nach langer Vorbereitung kommt nun der Einlass Ihres Events. Sie möchten an diesem Tag, dass Ihre Teilnehmer bereits beim Einlass ein positives Erlebnis haben und das Event reibungslos startet.
Für den Einlassprozess gibt es zwei Möglichkeiten:
Sie scannen die Tickets vor Ort mit unserer Admin-App: Sie können sich unsere Admin-App für den Scan der Ticket-QR-Codes entweder auf Ihr eigenes Endgerät (Smartphone) herunterladen oder sich zusätzlich von uns spezialisierte und vorkonfigurierte Hardware ausleihen. Diese haben den Vorteil, dass der erweiterte Akku bei normaler Nutzung in der Regel den ganzen Tag hält und die Mitarbeiter:innen nicht von Push-Nachrichten abgelenkt werden. Durch den Laserscanner ist darüber hinaus der Scanvorgang schneller als bei Kameras von handelsüblichen Smartphones.
Self-Check-In mit kombiniertem Namensschilderdruck mit den Badge-Printern: Dadurch haben Sie automatisch hochwertige Namensschilder für Ihre Veranstaltung kombiniert mit einem automatischen Check-In. Sollten Sie hieran Interesse haben bitten wir Sie sich zur Buchung und Erstellung eines individuellen Angebots mit uns in Verbindung zu setzen (info@connfair.com).
Schritt 9: Auswertungen nach Ihrer Veranstaltung
Aufgrund dessen, dass unsere Systeme in Echtzeit agieren, werden ständig Daten gesammelt, welche Sie über das Admintool unter dem Menüpunkt Statistiken einsehen können. Sie können sowohl während der Veranstaltung bereits Daten einsehen und somit beispielsweise sehen, wie viele Ihrer Teilnehmer schon angekommen sind, aber auch im Nachgang noch historische Daten analysieren und auswerten.
Hinweis 💡
Unser Support Team steht nicht nur für Ihre Teilnehmer zur Verfügung, sondern auch Ihnen! Sie können sich jederzeit unter der E-Mail info@connfair.com oder telefonisch bei uns melden.
Auch haben Sie mit dem Chat-Symbol unten rechts im Admintool die Möglichkeit, unser Support Team zu erreichen.
Unten links im Admintool finden Sie den Zugang zu allen Supportdokumentationen und können sich jederzeit über weitere Themen informieren.
Und nun wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Organisieren, Planen und Vorbereiten Ihrer Veranstaltung!